Come presentare esposti o segnalazioni


Per attivare le pubbliche autorità è possibile utilizzare gli strumenti della segnalazione e dell'esposto.
Tali strumenti consentono di mettere a conoscenza il destinatario di particolari circostanze che meritano la sua attenzione al fine di adottare eventuali misure oppure, nel caso in cui non fosse presa in considerazione, l'inoltro della segnalazione potrà consentire, successivamente, di dimostrare che egli era a conoscenza di quanto evidenziato nell'esposto.
La forma dell'atto è libero e in linea generale va tenuto presente che la sintesi e la chiarezza sono requisiti sempre indispensabili, ma perché l'atto sia chiaro ed efficace si consiglia di seguire alcune indicazioni:

  1. Individuazione certa del destinatario: informandosi sulla sua effettiva competenza. L'indicazione deve essere chiara e, nel caso si ritenga di dover inviare l'esposto o la segnalazione a più destinatari, è opportuno limitarne il numero allo stretto necessario. Infatti, per eccesso di zelo, l'inoltro della segnalazione anche ad autorità che non hanno nulla a che vedere con la materia indicata espone al ridicolo ed è privo di effetti concreti.
  2. Individuazione certa dell'esponente: l'esposto o la segnalazione vanno firmati e devono essere completati con tutti i dati necessari ad una completa identificazione. Sono da evitare segnalazioni anonime o con nomi di fantasia, poiché in tal caso l'esposto viene spesso cestinato, perché ritenuto inattendibile. Se non ci si vuole esporre, meglio rinunciare o rivolgersi ad una delle associazioni di tutela ambientale, che potranno agire direttamente, tenuto conto dei limiti di una segnalazione anonima.
  3. Esposizione sintetica e chiara del fatto: l'esposizione deve essere effettuata in modo tale da consentire all'interlocutore di comprendere di cosa si stia parlando e cosa si vuole. È importante che chi legge sia messo in grado di valutare in fatto e di predisporre le iniziative conseguenti. Vanno dunque evitate: a) le lunghe premesse che hanno come unico risultato quello di distrarre il lettore; b) i commenti inutili sulla gravità delle conseguenze: chi opera in determinati settori è abituato a certe situazioni ed è perfettamente in grado di valutarne l'urgenza;c) le citazioni ovvie di norme di legge o giurisprudenza: chi professionalmente si occupa di una determinata materia ha l'obbligo di tenersi informato e normalmente lo fa; d) le ripetizioni del medesimo concetto: è più efficace l'esposizione chiara di dati essenziali piuttosto che le ripetizione del medesimo argomento in diverse form
  4. Invio con modalità tali da poter documentare la ricezione da parte del destinatario: il soggetto ricevente non ha , di regola nessun motivo per rifiutare, o peggio, negare di aver ricevuto al nostra comunicazione. È tuttavia consigliabile cautelarsi per ogni successiva evenienza. È consigliabile la forma scritta ed il mezzo più utilizzato è quello della raccomandata (o assicurata) con ricevuta di ritorno.
  5. Allegazioni di documenti e fotografie: se effettivamente utili, si potranno allegare alla segnalazione avendo l'accortezza di numerarli elencandoli nella segnalazione stessa in modo da essere facilmente individuabili. È sempre meglio consegnare una copia e conservare gli originali che potrebbero andare smarriti. Tutti gli accorgimenti suggeriti non sono inutili formalismi: rendono la lettura più agevole e più difficile ogni espediente per omettere interventi doverosi.

Di seguito viene presentato un esposto-tipo generico, tenendo ben presente che per le singole materie potrebbe essere opportuno un esposto più specifico.

Esempio per presentare un esposto o una segnalazione

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Pubblicato il28 giugno 2011